Security policy
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個人情報保護方針

個人情報保護方針

株式会社京王エージェンシー(以下、「当社」という。)は、企業理念「すべての人を、最高のアイデアで、幸せにする。」のもと、コミュニケーション領域において、アグレッシブで幅広い事業を行っております。当社の事業活動において、お客様からご提供されたすべての個人情報、取引企業様からの個人情報は当社事業において最も重要な情報資産であり、取り扱う全ての個人情報の保護について、社会的な責任であると認識し、全社を挙げて下記に従い個人情報を適切に取り扱い、健全経営に努めます。

  • 当社は、個人情報の取得に際しては、その利用目的を特定し、当社の正当な事業の範囲内で適法かつ公正な手段により行います。
  • 当社は、取得した個人情報は利用目的の範囲以内でのみ利用し、目的外利用を行わないための措置を講じます。
  • 当社は、個人情報を第三者に委託及び提供する場合には、十分な保護水準を満たした者を選定するとともに、契約等により適切な措置を講じます。
  • 当社は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。
  • 当社は、個人情報の漏えい、滅失又はき損等のリスクを認識し、その防止及び是正のための社内基準や責任体制を確立し、適正な対策を講じます。
  • 当社は、ご本人からの個人情報の取り扱いに関する苦情・ご相談等に対して、誠実かつ迅速に対応いたします。
  • 当社の役員及び従業員は、個人情報保護の重要性を認識し、個人情報の適切な保護に努めます。そのため「個人情報保護マネジメントシステム要求事項(JISQ15001)」に準拠した個人情報保護マネジメントシステムを策定し、全従業者が遵守すると共に、この継続的改善に努めます。

制定日:2014年9月1日
株式会社京王エージェンシー
代表取締役社長  岡村 達矢


個人情報保護方針及び個人情報の取扱いに関する苦情・ご相談等の申出先

当社の個人情報保護方針及び個人情報の取扱いに関する苦情・ご相談につきましては、メール、郵送または電話のいずれかの方法で、下記の「個人情報相談窓口」までご連絡下さい。なお、直接ご来社頂いてのお申出はお受け致しかねますので、あらかじめご了承下さい。

〒163-0867
東京都新宿区西新宿2丁目4番1号 新宿NSビル23階
株式会社京王エージェンシー 個人情報相談窓口 宛
電話:03-3348-8610(受付時間:10:00~17:00)
<メール:otoiawase@g.keio-ag.co.jp>
(表題に「個人情報の取扱いに関する問い合わせ」と記載ください。)
※土・日曜日、祝祭日、年末年始、ゴールデンウィーク期間は翌営業日以降の対応とさせていただきます。

当社が所属する認定個人情報保護団体について

  • 認定個人情報保護団体の名称一般財団法人日本情報経済社会推進協会
  • 苦情解決の連絡先個人情報保護苦情相談室
    〒160-0032
    東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル12F
    電話:0120-700-779

個人情報の利用目的・委託は、「当社の個人情報利用目的に関する公表事項」をご参照ください。開示等の請求手続きは、「個人情報の開示等の求めに関する手続き」をご参照下さい。

以上


個人情報の利用目的に関する公表事項

個人情報の利用目的について

当社では、以下の業務に関して、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報を利用致します。

1.業務内容

  • 総合広告代理業 :広報・宣伝・販促・SP・CI・CSR活動などにおけるソリューション
    :マーケティングとプロモーションのプランニング
    :あらゆるメディアのプランニングおよび取扱い
    :イベントやキャンペーンなどのセールス・プロモーションの企画・運営
    :広告物のデザイン・制作・編集
    :各種撮影およびフォトスタジオの運営
  • サイン&スペースデザイン :公共施設、商業施設などにおけるサイン、インテリアの企画、設計、施工
  • 媒体管理業務 :京王・井の頭線/多摩モノレール/京王電鉄バスグループ/味の素スタジアム広告看板/フレンテ新宿3丁目屋外広告/新宿WEバス等における媒体管理
  • その他上記業務に付帯、または関連する一連の業務

2.利用目的

  • お客様情報 :商品およびサービスのご提供
    :お問合せ・ご相談へのご対応
    :当社サービスの適切かつ円滑な遂行
  • お取引先様情報 :当社業務におけるご連絡やお打合せ
    :受発注、請求支払払い等に伴う事務手続き
  • 従業者情報 :従業者の雇用管理
    :事業所の安全上の確認及び事故発生時における状況の確認並びに本人への連絡のため
  • 採用応募者情報 :採用業務管理
    ※上記(1)~(4)は、「開示対象個人情報」になります。
  • 委託された業務により取扱う個人情報 :委託業務に関する契約の履行
    受託イベント/事務局運営業務・受託制作業務・受託配送配信業務・受託分析業務・受託施設運営業務
    ※上記(5)は、「非開示対象個人情報」になります。

個人情報保護管理者

経営管理部長

安全管理措置

当社は、個人情報について、以下のとおり漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人データの適切な管理のための措置を講じています。

  • 基本方針の策定
  • 個人情報の適切な取り扱いを確保し、質問および苦情処理の窓口をお知らせするため、本基本方を定めております。

  • 個人情報の取扱いに係る規律の整備
  • 取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等に関し、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報保護規程を策定

  • 組織的安全管理措置
    • 個人情報の取扱実務に係る責任者(取扱実務責任者)を設置
    • 個人情報を取り扱う従業員及び当該従業員が取り扱う個人情報の範囲を明確化
    • 法や社内規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の報告連絡体制を整備
    • 個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施する
  • 人的安全管理措置
    • 個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業員に定期的な研修を実施
    • 個人情報についての秘密保持に関する事項を就業規則に記載
  • 物理的安全管理措置
    • 個人情報を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、権限を有しない者による個人情報の閲覧を防止する措置を実施
    • 事業所内の移動を含め、個人情報を取り扱う機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人情報が判明しないよう措置を実施
  • 技術的安全管理措置
    • アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報の範囲を限定
    • 個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入
  • 外的環境の把握
  • 個人情報を国外で取り扱う場合には、アメリカ合衆国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施

仮名加工情報

当社は、他の情報と照合しない限りお客様を識別することができないように加工した仮名加工情報を作成し、エリア戦略・新規出店の検討、人流の比較、顧客動向の把握、新規サービスの企画開発の目的で分析して利用します。

当社は、仮名加工情報について、個人情報保護法を遵守して安全管理のための措置を講じます。

個人情報の第三者提供について

当社では、あらかじめご本人の同意を得ることなく、個人情報を第三者に提供することはございません。ただし、以下の場合を除きます。

  • ご本人の同意がある場合
  • 法令に基づく場合
  • 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難である場合
  • 利用目的の達成に必要な範囲内で、必要最低限の情報を委託先に提供する場合

個人情報の委託について

当社では、利用目的の達成に必要な範囲内において、他の事業者へ個人情報を委託することがございます。その場合は、個人情報保護体制が整備された委託先を選定するとともに、個人情報保護に関する契約を締結いたします。


個人情報の取扱いに関する事項

個人情報の収集、利用、提供について

  • 個人情報を収集する場合は、その利用目的を明らかにし、利用目的の範囲内で利用させていただきます。また、利用目的の範囲を超えて利用する場合、収集した個人情報を社外に提供する場合には、法定の例外を除き、本人にその旨の同意を得た上で行います。
  • 京王グループ内で、個人情報を共同利用させていただく場合には、あらかじめ利用するデータの項目、利用者の範囲、利用目的、管理責任をもつ会社名を明示した上で行います。
  • 収集した個人情報について、本人から開示または訂正・削除のご請求があった場合にはご本人であることを確認させていただいた上でこれに応じます。

個人情報の安全対策について

  • 個人情報の取り扱い責任者を特定し、取り扱い担当者については必要最小限の者に限定します。また、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏洩等の防止に努め、必要な安全管理策を実施します。
  • 個人情報の処理等を外部委託する場合には、個人情報の取り扱いおよび情報セキュリティー対策について、適切な個人情報保護管理水準にあると認められる事業者を選択します。また、委託に際しては、契約書等で個人情報の取り扱いに関する事項を定め、安全性について万全を期します。

開示等の求めに応じる手続等に関する事項

ご本人からの求めにより、当社が保有する開示対象個人情報の利用目的の通知・開示・内容の訂正・追加または削除・利用の停止・消去及び第三者への提供の停止(「開示等」と言います。)にご対応させていただく場合の手続きは、下記の通りです。

1.開示等の請求の申出先

開示等のご請求については、メール、または郵送によりお願いいたします。メールの場合は下記アドレスに必要書類を記載の上、添付。郵送の場合は必要書類を送付願います。請求書を当社へ郵送する際には、配達記録郵便や簡易書留郵便など、配達の記録が確認できる方法でお願いいたします。

<メール:otoiawase@g.keio-ag.co.jp>
(表題に「個人情報の開示請求の依頼・問い合わせ」と記載ください。)

<書類の郵送先>
〒163-0867
東京都新宿区西新宿2丁目4番1号 新宿NSビル23階
株式会社京王エージェンシー  個人情報相談窓口 宛

TEL:03-3348-8610(受付時間:10:00~17:00)
※土・日曜日、祝祭日、年末年始、ゴールデンウィーク期間は翌営業日以降の対応とさせていただきます。

2.開示等の請求における提出書面

開示等の求めを行う場合には、次の請求書をダウンロードし、所定の事項をすべてご記入の上、ご本人確認のための書類
1)運転免許証、2)パスポート3)健康保険証、4)年金手帳、5)外国人登録証などの公的書類のコピー1点を同封し、前項1の宛先にご郵送か、メールに添付してお送り下さい。
※ご本人確認の書類に「本籍地」が記載されている場合は、あらかじめ塗り潰した上でご提出下さい。当社受領時に塗り潰されていない場合は、当社にて塗り潰すことにより取得しないものとさせて頂きます。

<申請書>

3.代理人様による開示等のご請求

開示等のご請求をすることについて代理人様に委任する場合は、前項2の書類に加えて、下記の書類をご送付下さい。

  • 法定代理人の場合 ・法定代理権を有することを確認するための書類(3ヶ月以内に発行された戸籍抄本、親権者の場合は扶養家族(子)が記載された有効期間内の保険証の写し)
    ・法定代理権を有する者であることを確認するための書類
    1)運転免許証、2)パスポート、3)健康保険証、4)外国人登録証などの公的書類のコピー1点
  • 委任による代理人の場合・当社指定の委任状 個人情報開示請求に伴う委任状(PDF)
    ・ご本人の印鑑証明(3ヶ月以内のもので、委任状に押印したもの1点)

4.ご請求に関する手数料

郵送での回答希望の場合、利用目的の通知又は内容の開示の求めに限り、1回の申請につき、800円の手数料を申し受けます。800円分の郵便切手を申請書類に同封してください。
手数料が不足していた場合、および手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間内にお支払いがない場合は、開示の求めがなかったものとして対応させて頂きます。

5.開示等のご請求に対する回答方法

ご依頼に基づく通知、開示につきましては、メール、または請求書記載住所宛てに書面によってご回答いたします。

6.開示等のご請求に関して取得した個人情報の利用目的

開示等の求めに伴い取得した個人情報は、開示等の求めに必要な範囲のみで取り扱うものとします。

7.開示等のご依頼にお応えできない場合

次に定める場合は、開示等のご請求にお応えできかねますので、あらかじめご了承ください。

  • ご提出頂いた書類に不備があった場合
  • ご本人の確認が出来ない場合
  • 代理人によるご請求に際して、代理権が確認できない場合
  • 当社の保有している個人情報に該当しない場合
  • 他の法令に違反することとなる場合

8.開示対象個人情報の取扱いに関する苦情の申し出先

開示対象個人情報の取扱いに関する苦情は、下記までお申し出下さい。
管理者 株式会社京王エージェンシー  個人情報相談窓口 宛
TEL:03-3348-8610(受付時間:10:00~17:00)
<メール:otoiawase@g.keio-ag.co.jp>
(表題に「開示対象個人情報の取扱いに関する苦情」と記載ください。)
※土・日曜日、祝祭日、年末年始、ゴールデンウィーク期間は翌営業日以降の対応とさせていただきます。

当社は、個人情報の適切な取扱いを行う事業者として
財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)より
プライバシーマークの付与認定を受けております。